Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi - Urząd Pracy m.st. Warszawy

Wydawca treści

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Od 1 grudnia 2025 r. obowiązują istotne zmiany w zasadach zatrudniania cudzoziemców, w szczególności dotyczące obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową, których pobyt w Polsce uznany jest za legalny do 4 marca 2026 r.; osoby te mogą podejmować pracę wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy, a nie na podstawie oświadczenia ani zezwolenia na pracę. Wnioski o wpis oświadczenia do ewidencji należy składać elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub podpisu osobistego; formularz wymaga podania adresu e‑mail i dołączenia określonych załączników, a dokumenty przesłane w inny sposób pozostaną bez rozpoznania. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie brutto wynosi 4 806 zł miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł, co wpływa na ocenę zasadności wpisu oświadczenia.

Starosta wpisuje oświadczenie do ewidencji, gdy cudzoziemiec pochodzi m.in. z Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy, nie wykonuje pracy sezonowej, okres pracy nie przekracza 24 miesięcy i rozpoczyna się nie później niż w ciągu 6 miesięcy od złożenia oświadczenia, przy czym nie dopuszcza się powierzania funkcji zarządczych. Urzędy pracy prowadzą ewidencję w zależności od miejsca siedziby lub stałego pobytu pracodawcy; Urząd Pracy m.st. Warszawy obsługuje pracodawców zarejestrowanych w KRS oraz osoby i przedsiębiorców związanych z Warszawą. Od 1 grudnia 2025 r. opłata za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł, zaś oświadczenia złożone przed tym terminem obciążone są opłatą 100 zł; przewidziano zasady zwrotu w określonych przypadkach oraz wymogi formalne dowodu wpłaty.

Do wniosku należy dołączyć m.in. kopię dokumentu podróży cudzoziemca, skan dowodu wpłaty, oświadczenie o niekaralności pracodawcy podpisane osobiście lub przez prokurenta oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje w zawodach regulowanych; brak kompletu załączników skutkuje wezwaniem do uzupełnienia i ewentualnym pozostawieniem sprawy bez rozpoznania. Termin rozpatrzenia kompletnego oświadczenia wynosi zasadniczo 7 dni roboczych, 30 dni w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego oraz 2 miesiące w sprawach szczególnie skomplikowanych. Wpisane do ewidencji oświadczenie stanowi podstawę do ubiegania się o wizę krajową dla cudzoziemca i jest akceptowane przez konsula zwykle przy planowanym zatrudnieniu trwającym co najmniej 91 dni; organ może pozostawić oświadczenie bez rozpoznania lub odmówić wpisu w przypadku naruszeń formalnych lub pozornego zatrudnienia.

Pracodawca ma obowiązek przedłożyć staroście kopię umowy z cudzoziemcem przed powierzeniem pracy oraz zawiadamiać o podjęciu pracy w terminie 7 dni, o niepodjęciu w 14 dni oraz o wcześniejszym zakończeniu pracy; niedopełnienie obowiązku zgłoszenia podlega karze grzywny, a zgłoszenie niepodjęcia lub zakończenia pracy unieważnia oświadczenie z mocy prawa. Zmiany administracyjne, takie jak zmiana siedziby, przejście zakładu, zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego wymiaru, zmiana nazwy stanowiska bez zmiany obowiązków czy zwiększenie wynagrodzenia, nie wymagają ponownego wpisu oświadczenia. W przypadku złożenia wniosku o zezwolenie na pracę przed upływem ważności oświadczenia, po co najmniej trzymiesięcznym zatrudnieniu, praca uznawana jest za legalną do czasu wydania decyzji wojewody, o ile wniosek nie został zawieszony.

Pracodawca jest zobowiązany do zachowania należytej staranności, udostępniania dokumentów na żądanie organów kontrolnych oraz do przestrzegania warunków zatrudnienia określonych w oświadczeniu; od decyzji odmownej przysługuje odwołanie do ministra właściwego ds. pracy. Podstawy prawne zmian obejmują ustawy i rozporządzenia przyjęte w 2025 r., w tym ustawę o warunkach powierzania pracy cudzoziemcom oraz akty wykonawcze regulujące dokumenty, opłaty i zakres państw objętych procedurą.

Informacje o wybranych załącznikach

Druk oświadczenia dot. Karalności do oświadczeń sprzed 1.12.2025:
Formularz oświadczenia podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczący okoliczności związanych z karalnością przewidzianych w art. 88z ust. 5 pkt 1-6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, przeznaczony do złożenia w powiatowym urzędzie pracy. Oświadczenie wymaga wskazania, czy podmiot lub osoby działające w jego imieniu były prawomocnie ukarane za określone przestępstwa i wykroczenia, zawiera pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia oraz informację, że nie może być składane przez pełnomocnika niebędącego prokurentem.
Instrukcja poprawnego zlożenia oświadczenia 1.12.2025 r (2):
Instrukcja opisuje procedurę elektronicznego składania oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do Urzędu Pracy m.st. Warszawy, wskazując wymagane formularze, załączniki, formy podpisu, sposób przesyłania informacji o podjęciu/niepodjęciu pracy oraz obowiązki pracodawcy po wpisie do ewidencji. Kluczowa informacja: oświadczenia należy składać wyłącznie przez portal praca.gov.pl z załączonymi dokumentami (pdf/jpg/png) i podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym ePUAP lub podpisem osobistym; brak wymaganych dokumentów, nieuzupełnienie braków lub nieprzestrzeganie wymogów skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania, odmową wpisu do ewidencji lub innymi sankcjami.
Tabela wynagrodzeń 2026:
Załącznik zawiera tabelę wynagrodzeń Urzędu Pracy m.st. Warszawy na 2026 r., przedstawiającą kody i nazwy zawodów wraz z przypisanymi minimalnymi stawkami miesięcznymi brutto (dla umów o pracę) oraz godzinowymi brutto (dla umów cywilnoprawnych). Podane stawki są minima referencyjnymi opracowanymi na podstawie krajowych ofert pracy oraz badań i analiz rynku lokalnego i regionalnego, które Urząd zaleca jako punkt wyjścia przy kształtowaniu płac w poszczególnych zawodach.
wniosek o zwrot opłaty.doc:
Formularz "Wniosek o zwrot opłaty" dla Urzędu Pracy m.st. Warszawy służący do ubiegania się o zwrot wpłaty dokonanej w związku z wydaniem zezwolenia na pracę sezonową lub oświadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Wnioskodawca podaje dane identyfikacyjne i rachunek bankowy, wskazuje przyczynę zwrotu (nadpłata, błędna wpłata, wniosek nie został złożony), załącza dowód zapłaty oraz składa podpis, przyjmując do wiadomości odpowiedzialność karną i odwołując się do podstawy prawnej.
Wzór upoważnienia 2024 r(1).docx:
Formularz stanowi wzór upoważnienia pracodawcy do powołania pełnomocnika do załatwiania formalności w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Pełnomocnictwo upoważnia do reprezentacji w sprawach informacji starosty, zezwoleń na pracę sezonową, oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi oraz powiadomień o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy i jest zwolnione z opłaty skarbowej zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. f ustawy z 16 listopada 2006 r.
14-31-09_1860_KW_790709_DRP_plik3.6558786817.pdf:
Pismo Departamentu Rynku Pracy wyjaśnia, kto jest uprawniony do złożenia oświadczenia o niekaralności wymaganego przy składaniu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub wniosku o zezwolenie na pracę. Oświadczenie to ma charakter oświadczenia wiedzy i powinno być składane osobiście przez podmiot powierzający pracę lub osoby zarządzające bądź reprezentujące podmiot (np. członek zarządu, prokurent), natomiast pełnomocnik niebędący prokurentem zasadniczo nie jest właściwą osobą, gdyż nie ponosi odpowiedzialności karnej za brak wiedzy.

Pełne treści załączników znajdziesz w artykule.

Funkcja korzysta z technologii sztucznej inteligencji (AI).

Uwaga: ważne zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców obowiązujące od 1 grudnia 2025 r. (Sprawdź co się zmienia)

Jeśli obywatel Ukrainy wjechał do Polski ze względu na działania wojenne w okresie od 24 lutego 2022 r. i jego pobyt w RP został uznany za legalny do 4 marca 2026 r. (ochrona czasowa), to legalnie może podjąć pracę wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Zasady składania powiadomień o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.
Ww. pobyt nie daje uprawnienia do legalnego podjęcia pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę, w tym zezwolenia na pracę sezonową. Jaki tytuł pobytowy uprawnia do pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia.

Urząd Pracy m. st. Warszawy przyjmuje wyłącznie wnioski złożone drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Oświadczenia złożone w inny sposób zostaną pozostawione bez rozpoznania. Oświadczenia złożone w inny sposób zostaną pozostawione bez rozpoznania. Oświadczenia składane elektronicznie powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (profilem zaufanym ePUAP) lub podpisem osobistym.

Osoba, która nie dysponuje profilem zaufanym, a ma dostęp do konta elektronicznego w banku ma możliwość założenia profilu zaufanego bez wychodzenia z domu. Szczegółowe informacje https://pz.gov.pl

Wypełniając oświadczenie koniecznie należy podać adres e-mail. Instrukcja poprawnego złożenia wniosku

Kontakt do zespołu zajmującego się oświadczeniami:

oswiadczenia@up.warszawa.pl
tel. (22) 391 13 00

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 4 806 zł brutto/mc oraz minimalna stawka godzinowa w wysokości 31,40 zł brutto/godz.

Zasady ubiegania się o wpis oświadczenia do ewidencji

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest składane przez pracodawcę, w celu wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń. Oświadczenie wpisane przez starostę do ewidencji uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy bez obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, jeżeli praca wykonywana jest na warunkach określonych w tym oświadczeniu.

Starosta właściwy ze względu na siedzibę, stały adres miejsca prowadzenia działalności lub miejsce stałego pobytu pracodawcy, wpisuje oświadczenie do ewidencji, jeżeli:

cudzoziemiec, któremu zostanie powierzona praca jest obywatelem Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Mołdawii lub Ukrainy, oraz
praca cudzoziemca nie jest związana z działalnością sezonową (rozporządzenie ws. podklasy działalności według klasyfikacji PKD, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową), oraz
okres wykonywania pracy wskazany w złożonym oświadczeniu nie jest dłuższy niż 24 miesiące, a dzień rozpoczęcia pracy nastąpi nie później niż za 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia, oraz
praca cudzoziemca nie jest związana z: pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej (prezes, wiceprezes, członek zarządu), prowadzeniem spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz lub działaniem w charakterze prokurenta pracodawcy z KRS oraz
główne miejsce wykonywania pracy znajduje się na terytorium Polski oraz
wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Urząd Pracy m. st. Warszawy dokonując oceny wysokości wynagrodzenia w pierwszej kolejności bierze pod uwagę kształtowanie się wynagrodzeń w danym zawodzie na podstawie składanych do Urzędu krajowych ofert pracy (tabela wynagrodzeń w danym zawodzie). Urząd oceniając wysokość wynagrodzenia w danym zawodzie bierze pod uwagę również proponowane stanowisko/rodzaj pracy, a także badania i analizy zawierające dane dot. lokalnego, czy regionalnego rynku pracy

Oświadczenia w imieniu starosty wpisuje do ewidencji właściwy powiatowy urząd pracy.

Urząd Pracy m. st. Warszawy dokonuje wpisu oświadczenia do ewidencji dla pracodawców:

podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (wpis w KRS), posiadających siedzibę w mieście stołecznym Warszawa;
osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (wpis w CEIDG), posiadających stałe miejsce pobytu w mieście stołecznym Warszawa;
osób fizycznych nie wykonujących działalności gospodarczej, posiadających stałe miejsce pobytu w mieście stołecznym Warszawa;
obywateli państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego, wykonujących działalność gospodarczą zarejestrowanych w CEIDG, posiadających stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej w Warszawie (w przypadku nieposiadania przez przedsiębiorcę miejsca stałego pobytu w Polsce).

Opłaty

Pracodawca zamierzający powierzyć pracę cudzoziemcowi, przed złożeniem oświadczenia, dokonuje wpłaty w wysokości 400 zł (rozporządzenie ws. wysokości opłat)

Uwaga: opłata w wysokości 400 zł dotyczy oświadczeń składanych od 1 grudnia 2025 r. W przypadku oświadczeń złożonych przed tym dniem opłata wynosi nadal 100 zł. Dlatego, jeśli opłata została dokonana po 1 grudnia 2025 r., a dotyczy oświadczenia złożonego przed tym dniem, w tytule dowodu wpłaty, dodatkowo należy wpisać datę złożenia oświadczenia. W innym wypadku opłata w wysokości 100 zł zostanie zwrócona na konto wpłacającego.

Opłatę można uiścić przez Internet albo w banku lub urzędzie pocztowym na rachunek:

Urząd Pracy m. st. Warszawy
ul. Grochowska 171B
04-111 Warszawa
82 1030 1508 0000 0005 5004 3010

Dowód wpłaty winien zawierać następujące dane:

nazwa pracodawcy / imię i nazwisko pracodawcy;
tytuł wpłaty: 069 oświadczenie, imię i nazwisko oraz data urodzenia cudzoziemca, dla którego składane będzie oświadczenie

Uwaga: wpłata jest wnoszona z tytułu złożenia oświadczenia. Gdy oświadczenie wpłynie do urzędu wpłata nie podlega zwrotowi.

Wyjątki, w których pracodawca może ubiegać się o zwrot wpłaty:

dokonano wpłaty, ale oświadczenie nie zostało złożone do Urzędu Pracy m. st. Warszawy;
dokonano większej liczby wpłat dotyczących cudzoziemca niż liczba oświadczeń złożonych na dane tego cudzoziemca;
dokonano wpłaty, ale oświadczenie zostało błędnie złożone do Urzędu Pracy m. st. Warszawy (tj. Urząd Pracy m. st. Warszawy jest niewłaściwy miejscowo).
wydano odmowę wpisu oświadczenia do ewidencji z powodu przekroczenia obowiązującego limitu oświadczeń w danym roku kalendarzowym lub powierzenie pracy cudzoziemcowi spowoduje przekroczenie limitu zatrudnienia cudzoziemców przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi.

wniosek o zwrot opłaty

Pracodawca wypełnia i wysyła oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl

Uwaga:
Dla agencji pracy tymczasowej powierzających pracę cudzoziemcom w charakterze pracownika tymczasowego, przewidziany został oddzielny wzór formularza oświadczenia, w którym wskazać należy dodatkowo nr KRAZ agencji oraz dane pracodawcy użytkownika.

Jeśli oświadczenie składa osoba fizyczna, która zamierza zatrudnić cudzoziemca prywatnie do domu, np. w charakterze pomocy domowej, to w części formularza dotyczącej działalności związanej z zatrudnieniem cudzoziemca, należy wskazać kod PKD 9700Z, tj. Gospodarstwa domowe zatrudniające pracowników.

Po wypełnieniu formularza oświadczenia, przed wysłaniem, należy obowiązkowo dodać następujące załączniki:

Kopia wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie,
Skan dowodu wpłaty za złożenie oświadczenia. Ma zawierać: imię i nazwisko/nazwę pracodawcy, tytuł wpłaty: 069 oświadczenie, imię i nazwisko oraz data urodzenia cudzoziemca, dla którego składane będzie oświadczenie,
3. Jeśli w sprawie działa pełnomocnik, należy załączyć upoważnienie w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego przez pracodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym ePUAP lub podpisem osobistym (wzór upoważnienia: docx).
4. Oświadczenie dot. karalności pracodawcy opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym ePUAP lub podpisem osobistym pracodawcy lub prokurenta druk oświadczenia dot. karalności (docx). Do wniosku sprzed 1 grudnia załącz oświadczenia zgodnie z wcześniejszym wzorem (do pobrania na samym dole strony). Oświadczenie dot. karalności powinno być zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed tym dniem. Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz orzecznictwem sądów administracyjnych, oświadczenie dot. karalności pracodawcy jest ważne wyłącznie w przypadku, jeśli zostanie podpisane przez samego pracodawcę lub jego prokurenta. Kopia pisma z Ministerstwa.
Oświadczenie dot. karalności cudzoziemca oraz o tym, że pracodawca posiada środki lub źródła dochodu wystarczające do powierzenia pracy cudzoziemcowi,
Jeśli praca tymczasowa - dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika ws. uzgodnienia skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej. Porozumienie powinno zawierać dane nt.: rodzaju, miejsca, okresu oraz wymiaru czasu pracy, a także wymagania kwalifikacyjne.
Jeśli zawód regulowany - dokumenty potwierdzające, że cudzoziemiec spełnia wymagania kwalifikacyjne i inne warunki do pracy w zawodzie regulowanym, uznawane w Polsce (niektóre dokumenty wydane poza Polską mogą wymagać ich odpowiedniego zatwierdzenia).

Dodatkowo pracodawca do oświadczenia dołącza w formie skanu:

kopię wypisu z rejestru jeżeli rejestr, do którego został wpisany pracodawca nie jest prowadzony w powszechnym dostępie (rejestry inne niż KRS, CEIDG).

Złożenie niekompletnego oświadczenia lub bez kompletu załączników będzie skutkowało wezwaniem przez organ prowadzący sprawę do uzupełnienia braków formalnych. Nieuzupełnienie braków formalnych w przewidzianym terminie spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia.

Uzupełnienie braków formalnych odbywa się poprzez przesłanie brakujących dokumentów za pomocą korekty oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl na każdym etapie postępowania administracyjnego, do momentu jego zakończenia. Dokumenty złożone w inny sposób pozostaną pozostawione bez rozpoznania. Korekty złożone po zakończeniu postępowania, tj.: po wpisie oświadczenia do ewidencji, wydaniu decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, pozostawieniu oświadczenia bez rozpoznania nie zostaną odnotowane.

Kto wnioskuje o wpis oświadczenia do ewidencji

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa pracodawca, w przypadku braku możliwości osobistego reprezentowania firmy, czynności tych może dokonać pełnomocnik pracodawcy (wzór upoważnienia: docx)

Termin rozpatrzenia złożonego oświadczenia:

7 dni roboczych, od dnia złożenia kompletnego oświadczenia w sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego (termin należy liczyć od dnia roboczego następującego po złożeniu kompletnego oświadczenia);
30 dni od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach wymagających przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
2 miesiące od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach szczególnie skomplikowanych.

Procedura

Starosta, wpisując oświadczenie do ewidencji, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy, niż określony w oświadczeniu, nie wcześniejszy niż dzień następujący po dniu wpisania oświadczenia do ewidencji.

Oryginał wpisanego do ewidencji oświadczenia stanowi dla cudzoziemca podstawę do ubiegania się w kraju jego stałego pobytu o wydanie wizy w celu wykonywania pracy oraz podjęcia pracy na warunkach wskazanych w wpisanym do ewidencji oświadczeniu bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Co do zasady Konsul wyda wizę, jeżeli planowany czas zatrudnienia wskazany w oświadczeniu wynosi co najmniej 91 dni. W uzasadnionych przypadkach starosta pozostawia oświadczenie bez rozpoznania lub odmawia wpisania oświadczenia do ewidencji, w szczególności jeżeli nie zostały spełnione formalne przesłanki do wpisu oświadczenia do ewidencji lub jeśli z okoliczności wynika, że oświadczenie zostało złożone dla pozoru lub, gdy pracodawca nie dopełnia obowiązków z tytułu prowadzenia działalności lub powierzania pracy innym osobom. Od decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, można się odwołać do Ministra właściwego ds. pracy, za pośrednictwem starosty (Urzędu Pracy m. st. Warszawy), w terminie 14 dni od dnia odbioru (doręczenia) decyzji.

Cudzoziemiec może legalnie podjąć pracę dopiero po uzyskaniu przez pracodawcę wpisu oświadczenia do ewidencji. Praca powinna odbywać się na warunkach wskazanych w wpisanym do ewidencji oświadczeniu. Co do zasady, zmiana pracodawcy lub warunków pracy wiąże się z koniecznością złożenia nowego oświadczenia i uzyskania jego wpisu do ewidencji.

Odbiór wpisanego do ewidencji oświadczenia lub decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji

Oświadczenia po ich wpisie do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego na konto na portalu praca.gov.pl. Wpisane do ewidencji oświadczenie w formie elektronicznej należy przekazać, również cudzoziemcowi.
Decyzje o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego na konto na portalu praca.gov.pl

Pracodawca, którego oświadczenie zostało wpisane do ewidencji, pisemnie powiadamia starostę (powiatowy urząd pracy), który wpisał oświadczenie do ewidencji o:

podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 14 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń;
wcześniejszym zakończeniu pracy przez cudzoziemca lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie (definitywnie).
Informacje o podjęciu, niepodjęciu, zakończeniu lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie, należy składać:
1. za pośrednictwem platformy praca.gov.pl (dla posiadaczy zweryfikowanego i aktywnego konta; z profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Informacje złożone w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania.

Obowiązek informowania o podjęciu, niepodjęciu, wcześniejszym zakończeniu pracy lub o tym, że cudzoziemiec pracy nie podejmie dotyczy również oświadczeń wpisanych do ewidencji przed dniem 1 czerwca 2025 r. (chyba, że taka informacja została już zgłoszona przed dniem 1 czerwca 2025 r.).

Niedopełnienie obowiązku informowania o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca podlega karze grzywny.

Zgłoszenie informacji o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył ją wcześniej, skutkuje unieważnieniem oświadczenia z mocy prawa.

Wzór pisma informującego o podjęciu, niepodjęciu, zakończeniu lub o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy na podstawie oświadczenia: Wzór pisma docx

Inne obowiązki pracodawcy związane z procedurą oświadczeń (dotyczy również oświadczeń wpisanych do ewidencji przed dniem 1 czerwca 2025 r.):

uwzględnienie w umowie z cudzoziemcem warunków określonych w oświadczeniu lub zmiany warunków, które nie wymagają nowego oświadczenia;
przesłanie przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, do starosty (urzędu pracy), który wpisał oświadczenie do ewidencji, kopii umowy zawartej z cudzoziemcem;
dostosowanie wysokości wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej;
podwyższenie wynagrodzenia cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej;
przekazanie cudzoziemcowi kopii oświadczenia wpisanego do ewidencji;
zachowanie należytej staranności w postępowaniu dotyczącym wpisu oświadczenia do ewidencji;
na wniosek pracodawcy użytkownika przekazanie mu kopii oświadczenia dotyczącego pracownika tymczasowego;
udostępnienie staroście, wojewodzie, jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, konsulowi, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej lub Policji, na ich wniosek, dokumentów potwierdzających wypełnienie obowiązków określonych w pkt 1, 3 i 4.

Możliwość pobytu i pracy obywateli Ukrainy w ramach rozwiązań ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy

Jeśli obywatel Ukrainy wjechał legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. i deklaruje zamiar pozostania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, to jego pobyt w Polsce uznaje się za legalny do dnia 4 marca 2026 r. Pracę obywatela Ukrainy w ww. sytuacji można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Pracę na podstawie oświadczenia lub zezwolenia mogą wykonywać obywatele Ukrainy przebywający w Polsce m.in. w ramach: wiz i zezwoleń na pobyt czasowy uprawniających do pracy w Polsce, dokumentów wydanych przez inne państwa obszaru Schengen lub w ruchu bezwizowym. Ponadto każdy przebywający legalnie w Polsce obywatel Ukrainy może podjąć pracę na podstawie powiadomienia.

Jeżeli ostatni dzień okresu pobytu obywatela Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie wizy krajowej lub zezwolenia na pobyt czasowy przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 r., okres pobytu na podstawie wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy oraz okres ważności wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy ulegają przedłużeniu z mocy prawa do dnia 4 marca 2026 r.

Jeśli ostatni dzień dopuszczalnego okresu pobytu obywatela Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie wizy Schengen, ruchu bezwizowego lub innego dokumentu pobytowego wydanego przez państwo obszaru Schengen uprawniającego do podróży po terytorium innych państw tego obszaru, przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 r., jego pobyt na tym terytorium uznaje się za legalny do dnia 4 marca 2026 r.

Wpis nowego oświadczenia do ewidencji nie jest wymagany, jeżeli:

nastąpiła zmiana siedziby, miejsca stałego pobytu, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nazwy lub formy prawnej polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub pracodawcy użytkownika;
nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;
nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca;
cudzoziemiec otrzymuje wynagrodzenie wyższe, niż to widniejące w oświadczeniu.

Możliwość pracy po zakończeniu się ważności oświadczenia w przypadku złożenia wniosku o zezwolenie w celu kontynuacji pracy w związku z posiadanym oświadczeniem, w okresie oczekiwania na decyzję Wojewody

Jeżeli pracodawca, który zatrudniał cudzoziemca przez okres nie krótszy niż 3 miesiące w związku z oświadczeniem wpisanym do ewidencji, złożył przed upływem daty zakończenia pracy wskazanej w oświadczeniu wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla tego cudzoziemca na tym samym stanowisku na podstawie umowy o pracę, a wniosek nie zawiera braków formalnych lub braki formalne zostały uzupełnione w terminie, pracę cudzoziemca na warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu wpisanym do ewidencji oświadczeń uważa się za legalną od dnia upływu ważności tego oświadczenia do dnia wydania zezwolenia na pracę lub doręczenia decyzji odmownej w tej sprawie. Przepis stosuje się odpowiednio, w przypadku złożenia przez cudzoziemca wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy w związku z pracą, o którym mowa w art. 114 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. Przepisu nie stosuje się w przypadku zawieszenia postępowania na wniosek strony. (Informacje, jak ubiegać się o zezwolenie na pracę od Wojewody). (Kontakt do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego ws. cudzoziemców).

Podstawy prawne:

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621)
Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r., o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym nielegalnie na terytorium Polski (Dz. U. 2012 r. poz.769).
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735) .
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1629).
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową (Dz. z 2025 r. poz. 1617).
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie działalności, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową (Dz. U. z 2025 r. poz. 1654).
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1622).