Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi - Urząd Pracy m.st. Warszawy

Jeśli obywatel Ukrainy wjechał do Polski ze względu na działania wojenne w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. i jego pobyt w RP został uznany za legalny do dnia 30 września 2025 r. (ochrona czasowa), to legalnie może podjąć pracę wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.  Zasady składania powiadomień o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.
Ww. pobyt nie daje uprawnienia do legalnego podjęcia pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę, w tym zezwolenia na pracę sezonową. Jaki tytuł pobytowy uprawnia do pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia.

W celu usprawnienia rozpatrywania oświadczeń oraz skrócenia czasu oczekiwania na wpisane do ewidencji oświadczenia, Urząd Pracy m. st. Warszawy przyjmuje wyłącznie wnioski złożone drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Oświadczenia składane elektronicznie powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Osoba, która nie dysponuje profilem zaufanym, a ma dostęp do konta elektronicznego w banku ma możliwość założenia profilu zaufanego bez wychodzenia z domu. Szczegółowe informacje https://pz.gov.pl

Wypełniając oświadczenie koniecznie należy podać adres e-mail, za pośrednictwem którego urząd będzie kontaktował się z wnioskodawcą. Instrukcja poprawnego złożenia wniosku

Kontakt do zespołu zajmującego się oświadczeniami:

oswiadczenia@up.warszawa.pl
tel.  (22) 391 13 00

Od dnia 1 lipca 2024 r. obowiązuje minimalne wynagrodzenie za pracę w wysokości 4 300 zł brutto/mc oraz minimalna stawka godzinowa w wysokości 28,10 zł brutto/godz.

---

Zasady ubiegania się o wpis oświadczenia do ewidencji

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest składane przez pracodawcę, w celu wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń. Oświadczenie wpisane przez powiatowy urząd pracy do ewidencji  uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy bez obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, jeżeli praca wykonywana jest na warunkach określonych w tym oświadczeniu.

Powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu pracodawcy, wpisuje oświadczenie  do ewidencji , jeżeli:

• cudzoziemiec, któremu zostanie powierzona praca jest obywatelem Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii lub Ukrainy, oraz
• praca cudzoziemca nie jest związana z działalnością sezonową (rozporządzenie ws. podklasy działalności według klasyfikacji PKD, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową), oraz
• okres wykonywania pracy wskazany w złożonym oświadczeniu nie jest dłuższy niż 24 miesiące, a dzień rozpoczęcia pracy nastąpi nie później niż za 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia, oraz
• praca cudzoziemca nie jest związana z: pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej (prezes, wiceprezes, członek zarządu), prowadzeniem spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej jako komplementariusz lub działaniem w charakterze prokurenta pracodawcy z KRS oraz
• główne miejsce wykonywania pracy znajduje się na terytorium Polski oraz
• wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Urząd Pracy m. st. Warszawy dokonując oceny wysokości wynagrodzenia  w pierwszej kolejności bierze pod uwagę kształtowanie się wynagrodzeń w danym zawodzie na podstawie składanych do Urzędu krajowych ofert pracy (tabela wynagrodzeń w danym zawodzie). Urząd oceniając wysokość wynagrodzenia w danym zawodzie bierze pod uwagę również proponowane stanowisko/rodzaj pracy, a także badania i analizy zawierające dane dot. lokalnego, czy regionalnego rynku pracy

Urząd Pracy m. st. Warszawy dokonuje wpisu oświadczenia  do ewidencji dla pracodawców:

• podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (wpis w KRS), posiadających siedzibę w mieście stołecznym Warszawa;
• osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (wpis w CEIDG), posiadających stałe miejsce pobytu w mieście stołecznym Warszawa;
• osób fizycznych nie wykonujących działalności gospodarczej, posiadających stałe miejsce pobytu w mieście stołecznym Warszawa.

Opłaty

Pracodawca zamierzający powierzyć pracę cudzoziemcowi, przed złożeniem oświadczenia, dokonuje wpłaty w wysokości 100 zł (rozporządzenie ws. wysokości opłat)

Opłatę można uiścić przez Internet albo w banku lub urzędzie pocztowym na rachunek:

Urząd Pracy m. st. Warszawy
ul. Grochowska 171B
04-111 Warszawa
82 1030 1508 0000 0005 5004 3010

Dowód wpłaty winien zawierać następujące dane:

• nazwa pracodawcy / imię i nazwisko pracodawcy;
• tytuł wpłaty: 069 oświadczenie, imię i nazwisko oraz data urodzenia cudzoziemca, dla którego składane będzie oświadczenie

Uwaga: wpłata jest wnoszona z tytułu złożenia oświadczenia. Gdy oświadczenie wpłynie do urzędu wpłata nie podlega zwrotowi.

Wyjątki, w których pracodawca może ubiegać się o zwrot wpłaty:

• dokonano wpłaty, ale oświadczenie nie zostało złożone do Urzędu Pracy m. st. Warszawy;
• dokonano większej liczby wpłat dotyczących cudzoziemca niż liczba oświadczeń złożonych na dane tego cudzoziemca;
• dokonano wpłaty, ale oświadczenie zostało błędnie złożone do Urzędu Pracy m. st. Warszawy (tj. Urząd Pracy m. st. Warszawy jest niewłaściwy miejscowo).

wniosek o zwrot opłaty

Pracodawca wypełnia i wysyła oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl

Uwaga:
Dla agencji pracy tymczasowej powierzających pracę cudzoziemcom w charakterze pracownika tymczasowego, przewidziany został oddzielny wzór formularza oświadczenia, w którym wskazać należy dodatkowo nr KRAZ agencji oraz dane pracodawcy użytkownika.

Jeśli oświadczenie składa osoba fizyczna, która zamierza zatrudnić cudzoziemca prywatnie do domu, np. w charakterze pomocy domowej, to w części formularza dotyczącej działalności związanej z zatrudnieniem cudzoziemca, należy wskazać kod PKD 9700Z, tj. Gospodarstwa domowe zatrudniające pracowników.

Po wypełnieniu formularza oświadczenia, przed wysłaniem, należy obowiązkowo dodać następujące załączniki:

1. Skan ważnego paszportu cudzoziemca, którego dotyczy wniosek, zawierający dane osobowe tego cudzoziemca
2. Skan dowodu wpłaty za złożenie oświadczenia,
3. Jeśli w sprawie działa pełnomocnik, należy załączyć upoważnienie w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego przez pracodawcę podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP lub dostarczyć drogą pocztową oryginał upoważnienia (wzór upoważnienia: docx).
4. Oświadczenie dot. karalności pracodawcy z art. 88z ust. 5 pkt 1–6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, opatrzone podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP pracodawcy lub prokurenta. Jeśli dokument został sporządzony w formie papierowej, należy dostarczyć jego oryginał drogą pocztową lub osobiście druk oświadczenia dot. karalności (docx). Oświadczenie dot. karalności powinno być zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed tym dniem. Zgodnie z nową interpretacją Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz orzecznictwem sądów administracyjnych, oświadczenie dot. karalności pracodawcy jest ważne wyłącznie w przypadku, jeśli zostanie podpisane przez samego pracodawcę lub jego prokurenta.
   Kopia pisma z Ministerstwa.

Dodatkowo pracodawca do oświadczenia dołącza w formie skanu:

• kopię wypisu z rejestru jeżeli rejestr, do którego został wpisany pracodawca nie jest prowadzony w powszechnym dostępie (rejestry inne niż KRS, CEIDG).

Składając oświadczenie należy zwracać szczególną uwagę na poprawność wpisywanych danych, np. imienia i nazwiska cudzoziemca. Oświadczenie po wpisie do ewidencji nie podlega zmianie/korekcie (chodzi także o literówki). Wówczas jedyną możliwością uzyskania oświadczenia na poprawne dane jest złożenie nowego oświadczenia (wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami) i dokonanie ponownej opłaty.

Złożenie niekompletnego oświadczenia lub bez kompletu załączników będzie skutkowało wezwaniem przez organ prowadzący sprawę do uzupełnienia braków formalnych. Nieuzupełnienie braków formalnych w przewidzianym terminie spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia.

Uzupełnienie braków formalnych odbywa się wyłącznie na wniosek urzędu, poprzez przesłanie skanów brakujących dokumentów na wskazany adres e-mail. Istnieje również możliwość złożenia korekty oświadczenia, w tym uzupełnienia braków formalnych za pośrednictwem portalu praca.gov.pl na każdym etapie postępowania administracyjnego, do momentu jego zakończenia. Korekty złożone po zakończeniu postępowania, tj.: po wpisie oświadczenia do ewidencji, wydaniu decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, pozostawieniu oświadczenia bez rozpoznania nie zostaną odnotowane.

Kto wnioskuje o wpis oświadczenia do ewidencji

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składa pracodawca, w przypadku braku możliwości osobistego reprezentowania firmy, czynności tych może dokonać pełnomocnik pracodawcy (wzór upoważnienia: docx)

Termin rozpatrzenia złożonego oświadczenia:

• 7 dni roboczych, od dnia złożenia kompletnego oświadczenia w sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego (termin należy liczyć od dnia roboczego następującego po złożeniu kompletnego oświadczenia);
• 30 dni od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach wymagających przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
• 2 miesiące od dnia złożenia oświadczenia, w sprawach szczególnie skomplikowanych.

Procedura

Powiatowy urząd pracy, wpisując oświadczenie do ewidencji, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy, niż określony w oświadczeniu, nie wcześniejszy niż dzień następujący po dniu wpisania oświadczenia do ewidencji.
Oryginał wpisanego do ewidencji oświadczenia stanowi dla cudzoziemca podstawę do ubiegania się w kraju jego stałego pobytu o wydanie wizy w celu wykonywania pracy oraz podjęcia pracy na warunkach wskazanych w wpisanym do ewidencji oświadczeniu bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Co do zasady Konsul wyda wizę, jeżeli planowany czas zatrudnienia wskazany w oświadczeniu wynosi co najmniej 91 dni.
W uzasadnionych przypadkach Urząd odmawia wpisania oświadczenia do ewidencji, w szczególności jeżeli nie zostały spełnione formalne przesłanki do wpisu oświadczenia do ewidencji lub jeśli z okoliczności wynika, że oświadczenie zostało złożone dla pozoru lub, gdy pracodawca nie dopełnia obowiązków z tytułu prowadzenia działalności lub powierzania pracy innym osobom. Od decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, można się odwołać do Ministra właściwego ds. pracy, za pośrednictwem starosty (Urzędu Pracy m. st. Warszawy), w terminie 14 dni od dnia odbioru (doręczenia) decyzji.

Cudzoziemiec może legalnie podjąć pracę dopiero po uzyskaniu przez pracodawcę wpisu oświadczenia do ewidencji. Praca powinna odbywać się na warunkach wskazanych w wpisanym do ewidencji oświadczeniu. Co do zasady, zmiana pracodawcy lub warunków pracy wiąże się z koniecznością złożenia nowego oświadczenia i uzyskania jego wpisu do ewidencji.

Odbiór wpisanego do ewidencji oświadczenia lub decyzji o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji

• Oświadczenia po ich wpisie do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika w postaci dokumentu elektronicznego na adres e-mail wskazany w złożonym oświadczeniu. Wpisane do ewidencji oświadczenie w formie elektronicznej należy przekazać, również cudzoziemcowi.
• Decyzje o odmowie wpisu oświadczenia do ewidencji, będą wysyłane do pracodawcy lub działającego w sprawie pełnomocnika drogą pocztową albo w postaci dokumentu elektronicznego za pośrednictwem portalu praca.gov.pl

Pracodawca, którego oświadczenie  zostało wpisane do ewidencji, pisemnie powiadamia powiatowy urząd pracy, który wpisał oświadczenie do ewidencji o:

1. podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń;
2. niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń.
3. Cudzoziemiec lub pracodawca, mogą również informować Urząd o zakończeniu pracy na podstawie wpisanego do ewidencji  oświadczenia
   Informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca, należy składać:
   1. za pośrednictwem platformy praca.gov.pl (dla posiadaczy zweryfikowanego i aktywnego konta; z profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym);
   2. za pośrednictwem poczty;
   3. osobiście w Kancelarii Urzędu Pracy przy ul. Grochowskiej 171B w Warszawie.

Niedopełnienie obowiązku informowania o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca podlega karze grzywny.

Wzór pisma informującego o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia: Wzór pisma docx

Możliwość pobytu i pracy obywateli Ukrainy w ramach rozwiązań ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy

Jeśli obywatel Ukrainy wjechał legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. i deklaruje zamiar pozostania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, to jego pobyt w Polsce uznaje się za legalny do dnia 30 września 2025 r.  Pracę obywatela Ukrainy w ww. sytuacji można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy. Pracę na podstawie oświadczenia lub zezwolenia mogą wykonywać obywatele Ukrainy przebywający w Polsce m.in. w ramach: wiz i zezwoleń na pobyt czasowy uprawniających do pracy w Polsce, dokumentów wydanych przez inne państwa obszaru Schengen lub w ruchu bezwizowym. Ponadto każdy przebywający legalnie w Polsce obywatel Ukrainy może podjąć pracę na podstawie powiadomienia.

Jeżeli ostatni dzień okresu pobytu obywatela Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie wizy krajowej lub zezwolenia na pobyt czasowy przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 r., okres pobytu na podstawie wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy oraz okres ważności wizy lub zezwolenia na pobyt czasowy ulegają przedłużeniu z mocy prawa do dnia 30 września 2025 r.

Jeśli ostatni dzień dopuszczalnego okresu pobytu obywatela Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie wizy Schengen, ruchu bezwizowego lub innego dokumentu pobytowego wydanego przez państwo obszaru Schengen uprawniającego do podróży po terytorium innych państw tego obszaru, przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 r., jego pobyt na tym terytorium uznaje się za legalny do dnia 30 września 2025 r.

Wpis nowego oświadczenia do ewidencji nie jest wymagany, jeżeli:

1. nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej pracodawcy lub przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
2. nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
3. pracodawca i cudzoziemiec zawarli umowę o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej;
4. cudzoziemiec jest pracownikiem tymczasowym, skierowanym przez pracodawcę do innego pracodawcy użytkownika, niż określony w oświadczeniu, jeżeli dane dotyczące pracy oferowanej cudzoziemcowi określone w oświadczeniu, z wyjątkiem miejsca wykonywania pracy, nie uległy zmianie.
5. cudzoziemiec otrzymuje wynagrodzenie wyższe, niż to widniejące w oświadczeniu.

Możliwość pracy po zakończeniu się ważności oświadczenia w przypadku złożenia wniosku o zezwolenie w celu kontynuacji pracy w związku z posiadanym oświadczeniem, w okresie oczekiwania na decyzję Wojewody

Jeżeli pracodawca, który zatrudniał cudzoziemca przez okres nie krótszy niż 3 miesiące w związku z oświadczeniem  wpisanym do ewidencji, złożył przed upływem daty zakończenia pracy wskazanej w oświadczeniu wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla tego cudzoziemca na tym samym stanowisku na podstawie umowy o pracę, a wniosek nie zawiera braków formalnych lub braki formalne zostały uzupełnione w terminie, pracę cudzoziemca na warunkach nie gorszych niż określone w oświadczeniu wpisanym do ewidencji oświadczeń uważa się za legalną od dnia upływu ważności tego oświadczenia do dnia wydania zezwolenia na pracę lub doręczenia decyzji odmownej w tej sprawie. Przepis stosuje się odpowiednio, w przypadku złożenia przez cudzoziemca wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy w związku z pracą, o którym mowa w art. 114 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach. Przepisu nie stosuje się w przypadku zawieszenia postępowania na wniosek strony. (Informacje, jak ubiegać się o zezwolenie na pracę od Wojewody). (Kontakt do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego ws. cudzoziemców).

Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 568).
2. ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
3. Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r., o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym nielegalnie na terytorium Polski (Dz. U. 2012 r. poz.769).
4. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735) .
5. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lipca 2022 r. w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń (Dz. U. 2022 r. poz.1558).
6. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie państw, do których obywateli stosuje się niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oraz przepisy dotyczące oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (Dz. U. 2017 r. poz.2349).
7. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca (Dz. U. 2017 r. poz.2348).
8. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie wysokości wpłat dokonywanych w związku ze złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pracę sezonową oraz złożeniem oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (Dz. U. 2017 r. poz.2350).