Wysokość zwrotu kosztów jest określana w umowie zawartej pomiędzy urzędem pracy a pracodawcą i nie może przekroczyć wysokości dwudziestokrotnego przeciętnego wynagrodzenia. Pracodawca zobowiązany jest do utrzymania przez okres co najmniej 36 miesięcy zatrudnienia osoby niepełnosprawnej na przystosowanym stanowisku. Refundacja może mieć miejsce w przypadku nabycia niepełnosprawności przez pracownika, jeżeli niepełnosprawność powstała w okresie zatrudnienia u tego pracodawcy, z wyjątkiem przypadków, gdy przyczyna powstania niepełnosprawności było zawinione przez pracodawcę lub przez pracownika naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy. W przypadku zatrudnienia pracownika, odbywa się po podpisaniu umowy z urzędem i po wydaniu skierowania do pracy przez urząd.